In het kort: onze website gebruikt geen cookies en volgt je niet. Neem je contact met ons op, dan gebruiken we je gegevens om je te helpen en voor niets anders. Werken we samen, dan staan je zakelijke gegevens in ons eigen CRM, op servers in de Europese Unie. Je kunt altijd vragen wat we van je hebben, en het laten aanpassen of verwijderen. Deze samenvatting is een toelichting; de artikelen hieronder zijn bepalend.
1. Wie wij zijn
Nofik V.O.F., Omdraai 19, 8862 DC Harlingen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 98865498, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals in deze privacyverklaring beschreven. Vragen over privacy stel je aan info@nofik.io.
Deze verklaring gaat over onze eigen website, ons contactformulier en ons eigen CRM, waarin we klanten, contactpersonen en projecten bijhouden. Bouwen of beheren wij software voor jouw organisatie, dan verwerken wij de gegevens in die software in opdracht van jouw organisatie. Daarvoor sluiten we een verwerkersovereenkomst; deze verklaring gaat daar niet over.
2. Onze website
Onze website gebruikt geen cookies, geen analyse- of advertentiediensten en geen inhoud van andere partijen. Lettertypen en afbeeldingen komen van onze eigen server. We houden niet bij welke pagina's je bekijkt.
Sluit je de melding over cookies, dan onthoudt je eigen browser dat (in de lokale opslag, onder de naam nofik.melding), zodat je hem niet steeds opnieuw ziet. Die waarde wordt niet naar ons verstuurd. Wil je dat niet, dan kun je de lokale opslag van je browser voor deze site wissen.
Zoals elke webserver legt onze server bij een bezoek technische gegevens vast, zoals het IP-adres, het tijdstip en de opgevraagde pagina. Die gebruiken we alleen om storingen en misbruik op te sporen. Logbestanden worden automatisch overschreven en niet gebruikt om bezoekers te volgen.
3. Het contactformulier
Vul je ons contactformulier in, dan ontvangen we je naam, e-mailadres en bericht, en als je die invult je telefoonnummer en bedrijfsnaam. We gebruiken die gegevens om je vraag te beantwoorden en, als je dat wilt, een gesprek of samenwerking op te starten. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang om op je vraag te reageren, en als het tot een opdracht leidt de voorbereiding van de overeenkomst.
Wat er gebeurt:
- je bericht komt als actiepunt in ons CRM, zodat een van ons het oppakt;
- wij krijgen een melding per e-mail, en jij een bevestiging dat je bericht is aangekomen;
- is je e-mailadres al bij ons bekend, dan koppelen we je bericht aan die relatie.
Om misbruik tegen te gaan beperken we hoe vaak er vanaf één adres een bericht kan worden verstuurd. Daarvoor bewaren we geen IP-adres, maar een onomkeerbare code die daarvan is afgeleid, en die gooien we na ongeveer een dag weg.
We bewaren je bericht zolang dat nodig is om je vraag af te handelen. Leidt het tot een samenwerking, dan valt het daarna onder artikel 5. Leidt het niet tot een samenwerking, dan verwijderen we je gegevens binnen twee jaar na het laatste contact, of eerder als je daarom vraagt.
4. Een gesprek inplannen
Plan je via onze website een gesprek in, dan ontvangen we dezelfde gegevens als bij het contactformulier, aangevuld met het gekozen moment, hoe je wilt praten en zo nodig een adres. We zetten de afspraak in de agenda van de collega met wie je hebt afgesproken en sturen je een uitnodiging en een bevestiging. Voor het tegengaan van misbruik geldt hetzelfde als bij het contactformulier. Bewaartermijnen zoals in artikel 3.
5. Klanten en zakelijke contacten in ons CRM
Werken we met je samen, of ben je contactpersoon bij een organisatie waarmee we werken, dan houden we in ons CRM bij wat nodig is om die samenwerking goed te laten lopen:
- je naam, functie of rol, en je zakelijke e-mailadres, telefoonnummer en adres;
- de gegevens van je organisatie, zoals naam, KvK-nummer en adres;
- afspraken, notities, actiepunten, projecten, offertes, documenten en facturen;
- e-mail die je met ons team wisselt: ons CRM toont een kopie van de berichten in onze eigen Microsoft 365-mailboxen bij de relatie waar ze bij horen.
We gebruiken deze gegevens om de overeenkomst uit te voeren, onze administratie te voeren en contact met je te houden. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst, ons gerechtvaardigd belang bij een goede klantrelatie, en voor facturen onze wettelijke bewaarplicht.
We bewaren deze gegevens zolang we samenwerken, en daarna niet langer dan nodig. Facturen en de administratie die daarbij hoort bewaren we zeven jaar, omdat de belastingwet dat vraagt. Andere gegevens verwijderen we binnen twee jaar na het einde van de samenwerking, tenzij we ze nodig hebben voor lopende afspraken, zoals garantie of een geschil.
6. Hulpmiddelen voor ons eigen werk
In ons CRM kunnen wij een assistent gebruiken en spraakopnames laten uitwerken tot tekst, bijvoorbeeld een gespreksverslag. Daarvoor gaan de gegevens die daarvoor nodig zijn naar een aanbieder van een taalmodel. De assistent kan alleen wat de collega die hem gebruikt zelf ook mag zien of doen. Spraakopnames en hun uitwerking verwijderen we automatisch na 90 dagen. Gesprekken met de assistent verwijderen we automatisch na 90 dagen zonder activiteit, tenzij een collega ze bewust bewaart.
7. Met wie we gegevens delen
We verkopen geen gegevens en delen ze alleen met partijen die ons helpen onze diensten te leveren, en alleen wat zij daarvoor nodig hebben:
- onze hostingpartij, die de servers levert waarop onze website en ons CRM draaien, in datacenters binnen de Europese Unie;
- Microsoft, voor onze e-mail en agenda's (Microsoft 365);
- onze betaaldienst, als je een factuur online betaalt; die ontvangt het bedrag en het factuurnummer, niet je naam of e-mailadres;
- aanbieders van taalmodellen, voor de hulpmiddelen in artikel 6.
Met deze partijen zijn afspraken gemaakt over beveiliging en vertrouwelijkheid. Sommige van hen kunnen gegevens buiten de Europese Unie verwerken; dat gebeurt dan op basis van de waarborgen die de wet daarvoor geeft, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Verder delen we gegevens alleen als de wet ons daartoe verplicht.
8. Beveiliging
We beveiligen je gegevens met maatregelen die passen bij wat we verwerken, waaronder:
- verbindingen alleen via https;
- inloggen met een sterk wachtwoord en een tweede stap (tweestapsverificatie);
- rechten per collega en per groep: iedereen ziet en doet alleen wat nodig is voor zijn werk;
- versleutelde opslag van wachtwoorden, toegangssleutels en andere geheimen;
- regelmatige back-ups, zodat we gegevens kunnen herstellen.
Back-ups vervallen automatisch: die van elk uur na 7 dagen, die van elke dag na 30 dagen en die van elke week na zes maanden. Maandelijkse back-ups bewaren we langer, om ook na langere tijd te kunnen herstellen. Verwijderen we gegevens, dan verdwijnen ze uit de back-ups zodra die vervallen.
9. Jouw rechten
Je hebt het recht om te vragen welke gegevens we van je hebben, en om ze te laten aanpassen, aanvullen of verwijderen. Je kunt ook vragen om de verwerking te beperken, bezwaar maken tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, en je gegevens laten overdragen. Mail daarvoor naar info@nofik.io. We reageren binnen een maand. Om zeker te weten dat een verzoek van jou komt, kunnen we je vragen je te identificeren.
We nemen geen besluiten over je die alleen door een computer worden genomen.
Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten; we lossen het graag samen op. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze diensten veranderen. De versie die geldt staat altijd op onze website, met de datum waarop die ingaat. Eerdere versies blijven daar leesbaar.